‘Visma Idella is een partner die moeiteloos met ons meegroeit’

Uitkering is het belangrijkste onderdeel van het pensioenproces

‘AZL is ooit begonnen met twee pensioenfondsen voor boven- en ondergronds personeel van de mijnbouw. Daar zijn inmiddels tientallen pensioenfondsen aan toegevoegd; zowel ondernemingspensioenfondsen als bedrijfstakpensioenfondsen’, vertelt Nanda Pisters, Business Process Manager bij AZL. ‘Momenteel verzorgen we in samenwerking met Visma Idella voor zo’n 190.000 gepensioneerden de maandelijkse pensioenuitkering.’

‘Voor een pensioenuitvoerder is excasso het belangrijkste onderdeel van het pensioenproces. Dat mag niet foutlopen. AZL en Visma Idella zien excasso als het meest precaire onderdeel van het pensioenproces. Wij kunnen het ons niet veroorloven dat de pensioenuitkering niet tijdig en/of volledig gebeurt. Daar ligt bij beide partijen de focus. Tot nu toe hebben we altijd succesvol op de 23^e van elke maand kunnen uitkeren. En valt de 23^e in een weekend, dan wordt de pensioenuitkering op de vrijdag daarvoor ingepland. Deze lijn willen we natuurlijk voortzetten, ook in het nieuwe pensioenstelsel.’

Eerste pensioenfonds op 1 juli over naar nieuwe pensioenstelsel

‘Op 1 juli 2025 zijn wij met het eerste pensioenfonds – Pensioenfonds Openbare Bibliotheken (POB) – succesvol overgegaan naar het nieuwe pensioenstelsel. Op hetzelfde moment ging POB over naar ons nieuwe IT-platform. In het nieuwe stelsel maken al onze pensioenfondsen gebruik van dit platform, waarbij we weer de software van Visma Idella gebruiken om de pensioenbetalingen te verzorgen. Een nieuw platform betekent nieuwe randvoorwaarden, zoals nieuwe interfaces van en naar Visma Idella. Alle nieuwe koppelingen zijn uitvoerig getest door beide partijen. We zijn daar twee jaar geleden mee begonnen, maar afgelopen jaar is het contact daarover met Visma Idella veel intensiever geworden.’

Korte lijnen met Customer Support van Visma Idella

‘Het is heel belangrijk dat de lijntjes tussen AZL en Visma Idella zo kort mogelijk zijn. Bij Visma Idella communiceren we met twee vaste contactpersonen. Zij zijn goed bereikbaar en reageren snel. En mochten zij onze vraag niet direct kunnen beantwoorden, dan worden we doorverwezen naar andere afdelingen binnen Visma Idella. Alle systemen aan onze kant zijn in een volgordelijk proces aan elkaar gekoppeld. Dan is het van belang dat een test zo efficiënt mogelijk verloopt, zodat er geen vertraging optreedt. Mocht dat onverhoopt wel gebeuren, dan is er direct contact met onze Customer Succes Manager en wordt het probleem alsnog snel opgelost.’  

Na succesvolle overstap in 2020, nu weer over naar nieuw systeem

‘Het is niet de eerste keer dat we zijn overgestapt op een nieuw systeem. Op 1 januari 2020 zijn we met al onze pensioenfondsen in één keer overgestapt VIPS Disbursements, het excasso systeem van Visma Idella. In de jaren daarvoor maakten wij gebruik van onze eigen bruto-netto berekeningsmodule. In 2017 besloten we om de overstap te maken. Daarna zijn we uitgebreid gaan testen. En in het jaar voor de livegang op 1 januari 2020 hebben we een speciaal team aangesteld dat zich volledig bezighield met testen.’

‘Ook Visma Idella stelde twee medewerkers beschikbaar om ons intensief te begeleiden. Want het gaat uiteindelijk niet alleen over een bruto-netto berekening, maar ook om een jaaropgave, bruto-netto specificaties, aangiftes richting De Belastingdienst, Zorginstituut Nederland/CAK en de koppeling met onze grootboekadministratie. Uiteindelijk is de uitbetaling voor alle deelnemers op 23 januari 2020 zonder problemen verlopen.’

POB is eerste pensioenfonds dat we samen invaren

‘De overstap die we op 1 juli 2025 met pensioenfonds POB hebben gemaakt naar het nieuwe pensioenstelsel en naar ons nieuwe platform geeft weer andere uitdagingen. Want nu moeten we vanuit twee verschillende systemen – ons huidige en het nieuwe systeem – gegevens aanleveren aan Visma Idella. Dat moet natuurlijk vlekkeloos verlopen. Door onze overstap in 2020 weten we dat de koppelingen met bijvoorbeeld de bruto-netto berekening en De Belastingdienst goed werken. De uitdaging ligt in 2025 bij de koppelingen met onze nieuwe IT-systemen. En bij het hele proces van het omnummeren van klantgegevens.’

‘De maanden juli en augustus zijn heel belangrijk. Om de overstap van POB vlekkeloos te laten verlopen zijn we in juni met Visma Idella om de tafel gegaan om ons gezamenlijke draaiboek nog eens door te nemen, zodat iedereen alle stappen kent en we korte lijnen houden. Een soepele samenwerking en goede communicatie zijn cruciaal om succesvol te kunnen invaren.’

We werken graag met een partij die grote volumes aankan

‘In de toekomst blijven we samen overleggen. Bijvoorbeeld over de manier waarop we juist, volledig en veilig data uitwisselen. En welke verbeteringen we kunnen doorvoeren. Met een pensioensector die altijd in beweging is, is het belangrijk dat we ons blijven ontwikkelen.’

‘Werken met een cloud-platform betekent dat we straks real-time data kunnen gebruiken in plaats van de bestanden die we nu vanuit onze systemen ophalen en naar Visma Idella versturen. Een toekomstige slimme koppeling waardoor we direct op een veilige manier actuele data en mutaties kunnen ophalen zal niet alleen de efficiëntie verhogen, maar ook de kans op fouten verminderen.’

‘Wij werken graag met een partij als Visma Idella, die grote aantallen deelnemers aankan. Qua toekomstperspectief heeft AZL de ambitie om nog verder te groeien. Dan is het fijn om in Visma Idella een partner te hebben die daarin moeiteloos met ons meegroeit.’

‘We zijn klaar voor de toekomst. Samen met een partner die net zo toekomstgericht denkt als wij.’