Meest gestelde vragen van pensioenfondsen en uitvoerders

Visma Idella is een fintech-dienstverlener met de focus op de Nederlandse pensioensector. Wat je bij ons krijgt? Wij leveren twee typen oplossingen:

• Toekomstbestendig cloud-platform voor pensioen en uitkeringen. Een geavanceerd en efficiënt pensioen- en uitkeringen platform met een krachtige reken-engine, ontwikkeld voor de Nederlandse pensioen- en sociale regelingen. Modulair op te bouwen, waardoor je alleen de onderdelen kiest die jij nodig hebt. Dit alles maakt het schaalbaar en betaalbaar. Snel aanpasbaar aan actuele wet- en regelgeving met standaard wettelijke rapportages, voor alle betrokken stakeholders. Het platform is continu in ontwikkeling en geeft je de basis voor een beheerste en integere uitvoering. Nu en in de toekomst.
• Complete ontzorging (BPO). Wij verzorgen jouw complete operationele en transactionele uitvoering van zowel nieuwe als oude pensioenregelingen èn uitkeringen. Daarvoor gebruiken we ons eigen cloud-platform. Met alle bovengenoemde eigenschappen en voordelen.
  
  En mocht het zo zijn dat er een specifieke oplossing nodig is die niet in onze standaard dienstverlening zit, dan kijken we of we daar vanuit ons ecosysteem – onze samenwerking met preferred partners – invulling aan kunnen geven.
  

We zijn beiden. We bieden een cloud-gebaseerde pensioen- en uitkeringsadministratie, waarbij we onze klanten de keuze geven om zelf de uitvoering te doen of deze geheel aan ons uit te besteden.

Dit betekent dat wijzelf ook ons eigen cloud-platform ‘inkopen’ wanneer we de uitvoering verzorgen voor onze klanten. Het grote voordeel is, dat we gewenste aanpassingen of wijzigingen snel signaleren en direct kunnen bijsturen. Zo kunnen we sneller inspelen op de wensen van de klant. Want de voice of the customer is altijd dichtbij. Zo zorgen wij dat onze software altijd state of the art is, zowel voor onze klanten maar ook voor onszelf.

Door inzet van ons geavanceerde platform en uitgebreide expertise stellen we fondsen in staat zich te concentreren op strategische beslissingen en lange termijn planning. Wij snappen de druk van bestuursaansprakelijkheid. En de noodzaak van nauwkeurige registratie van deelnemers, correcte berekening en uitbetaling van uitkeringen en de voortdurende juistheid van administratieve processen. Wij willen een cruciale bijdrage leveren aan de stabiliteit en duurzaamheid van fondsen. Door fondsen te helpen bij het voldoen aan complexe regelgevings- en toezichtseisen. En bij het identificeren van potentiële risico’s, het ontwikkelen van effectief risicomanagementbeleid en het implementeren van maatregelen.

Daarom zijn we regelmatig in gesprek met toezichthouders en bieden wij periodiek standaardrapportages volgens een vaste planning. Daarin leveren we feiten en een risico-opinie. We geven dus geen advies, maar leveren de data en de risico-paragraaf. Als pensioenfonds blijf je daarmee volledig in control en verantwoordelijk voor de analyse van de data en het trekken van conclusies.

Onze werkwijze is gebouwd op een toekomstgerichte visie: beheersbare en integere uitvoering via een schaalbaar cloudplatform. Dat vraagt soms om een andere manier van samenwerken dan je wellicht gewend bent.

We zijn niet een klassieke pensioenuitvoerder, maar combineren moderne technologie met uitvoering. Daardoor richten we processen zo efficiënt en gestandaardiseerd mogelijk in. Dat levert flexibiliteit, transparantie en lagere kosten op — maar betekent ook dat sommige processen, keuzes of standaarden kunnen verschillen van je huidige werkwijze.

We begrijpen dat dit afstemmingsvragen kan oproepen. Daarom staan wij altijd open voor het kritische gesprek, zullen wij verwachtingen doorlopend toetsen en waar nodig bijstellen. Niet omdat we iets moeten uitleggen, maar omdat we geloven in partnerschap. Want uiteindelijk hebben we hetzelfde doel: een stabiele, begrijpelijke en toekomstbestendige pensioenuitvoering voor jouw deelnemers.

Wij streven altijd naar de borging van een hoge mate van datakwaliteit. De eindverantwoordelijkheid voor datakwaliteit ligt bij pensioenfondsen zelf. Maar we ondersteunen de fondsen hier maximaal in. In overleg richten wij de processen zo in, dat er altijd voldaan wordt aan de actuele eisen van De Nederlandsche Bank (DNB). Dit doen wij in nauwe samenwerking met onze partner DataTrust.

Wij helpen pensioenfondsen met digitale communicatie tenzij per post gewenst is. Daarvoor leveren we een online deelnemersportaal; een persoonlijk dashboard per deelnemer. Hierin zit de standaard communicatie en de wettelijk verplichte communicatie. Daarnaast is er voor een pensioenfonds altijd ruimte om de standaard communicatie aan te passen en/of extra communicatie toe te voegen. Wij helpen jou daar graag bij zodat de communicatie past bij het fonds en de deelnemers.

Keuzebegeleiding is onderdeel van onze standaard communicatie naar deelnemers. Zij worden proactief geïnformeerd in hun persoonlijke dashboard over relevante pensioenkeuzes en begeleid bij het daadwerkelijk maken van keuzes. Hierbij maken we in de Wtp gebruik van kunstmatige intelligentie. Voor een 24/7 ondersteuning van jouw deelnemers. En voor een efficiënte en betaalbare service voor jouw pensioenfonds.

Visma beschikt over veel kennis en voelt het als een gezamenlijke verantwoordelijkheid om de specifieke kenmerken en wensen van een fonds boven tafel te krijgen. Dit is een continu proces, dat wij faciliteren.

Elk fonds wordt door ons gekoppeld aan een vast klantteam. Waardoor specifieke kennis over een fonds, over de regelingen en over de deelnemers geborgd, vastgelegd en bekend is bij vaste aanspreekpunten. Zo kunnen we snel schakelen.

Onze cloud-oplossing is wellicht anders dan je gewend bent. Wij bieden geen eenmalige, op maat gemaakte pensioenoplossing, maar een generiek platform dat je modulair op kan bouwen en voortdurend wordt geactualiseerd en doorontwikkeld.

Omdat de belangrijkste eisen en functionaliteiten voor elk fonds gelijk zijn, hebben wij een pensioen- en uitkeringsadministratie als SaaS-oplossing (Software as a Service) ontwikkeld. Dit maakt het mogelijk dat onze oplossing steeds wordt geüpdatet en verbeterd. Daarom kan het soms voelen alsof onze oplossing niet-af is of incompleet. Het tegenovergestelde is waar. Ons platform evolueert continu, waardoor we altijd voldoen aan nieuwe eisen en actuele wet- en regelgeving.

Wij organiseren verdiepingssessies met onze fondsen. En voeren fit gap-analyses uit. Naar aanleiding van de resultaten en/of specifieke verzoeken van klanten voeren we desgewenst aanpassingen door op onze standaard pensioenoplossingen. Wisdom of the crowd, noemen we dat. De nieuwe functionaliteiten of verbeteringen zijn vervolgens beschikbaar voor al onze klanten. Zo bouwen we samen aan een optimale pensioenoplossing voor iedereen en voorkomen we maatwerk.

We weten ook dat pensioenfondsen – en hun deelnemers – behoorlijk van elkaar verschillen. Daarom kies je in onze generieke pensioenoplossing alleen de onderdelen die jij nodig hebt. Dit maakt ons systeem kostenefficiënt en flexibel voor elk pensioenfonds. En heb je specifieke wensen die niet in onze standaardoplossing zitten? Dan kijken we of we met ons ecosysteem daar invulling aan kunnen geven door het inzetten van één van onze gespecialiseerde partners.

We snappen deze vraag heel goed. De transitie naar de Wet toekomst pensioenen (Wtp) vraagt veel van alle partijen. Van ons maar ook van de fondsen. En de continu evoluerende eisen en veranderende wet- en regelgeving maken het nog lastiger om een goede planning te maken en deadlines te halen.

En eerlijk is eerlijk, het kost de sector en Visma Idella tijd om deze geavanceerde ontwikkelingen goed uit te werken. We zijn ervan overtuigd dat ons cloudplatform dé oplossing is voor de pensioensector. Nu en in de toekomst. En dus geven we vol gas. Het is als schaken op meerdere borden tegelijk:

• We maken onze cloud-based pensioenoplossing compatibel met de Wet toekomst pensioenen (Wtp). Onze eerste klant streeft ernaar om in 2026 over te gaan naar de Wtp.
• We zijn voortdurend in contact met De Nederlandsche Bank (DNB) en andere toezichthouders, om ervoor te zorgen dat onze pensioenfondsen altijd voldoen aan wet- en regelgeving en over kunnen naar de Wtp.
• We ondersteunen fondsen bij hun transitie naar de public cloud, naar een generiek platform en naar de Wtp.
• Om dit alles te realiseren zijn we continu bezig met het aannemen en opleiden van mensen. Als softwareleverancier én pensioenuitvoerder is Visma Idella voor professionals met allerlei verschillende ervaring en expertise een aantrekkelijke werkgever.
  

Daarnaast ligt de focus op onze communicatie met klanten. Want wij weten hoe belangrijk dat is in een partnerschap. Eerlijke communicatie over realistische planningen en uitdagingen, maar ook over nieuwe ontwikkelingen en kansen. Daarom werken we met een eigen klantteam per pensioenfonds. En vragen we klanten via feedback loops, experience labs en rondetafelgesprekken input voor standaardisatie en verbetering. Zo kunnen we tijdig bijsturen en aanpassen. En zoals bij elke Saas-oplossing is dit een continu proces.

Lang verhaal kort: De pensioentransitie is complexer dan verwacht. Wij zijn ervan overtuigd dat wij met elkaar dat traject kunnen vormgeven. Visma Idella loopt in dat proces voor op anderen omdat zij vaak pas na hun overgang naar de Wtp overstappen naar de Cloud. Die overgang hebben wij samen al gedaan!

Om je op de hoogte te houden, leveren we regelmatig diverse rapportages. Zoals onze zeswekelijkse ‘Status Wtp’, inclusief risico-opinie van onze onafhankelijke tweede lijn. Hierin lees je waar we staan qua implementatie, welke onderdelen op schema liggen en welke risico’s we signaleren. Daarnaast presenteren we periodiek diverse demo’s van onze opgeleverde functionaliteiten. Daarop vragen we vaak feedback van onze klanten, die we vervolgens meenemen in de ontwikkeling.

Onze planning is er volledig op gericht om de aanpassingen in ons systeem, proces en uitvoering op tijd klaar te hebben. Het bevat alle functionaliteiten en ondersteunt de regelingen van de Wtp. Mocht blijken dat op onderdelen de automatisering niet volledig is doorgevoerd, dan lossen we dat altijd op een alternatieve manier op.

Als wij de pensioenuitvoering verzorgen voor onze klanten maken we natuurlijk gebruik van ons eigen platform. We ervaren dus direct wat wel en niet werkt. En kunnen daarom snel schakelen en bijsturen. De voice of the customer is dus altijd dichtbij. Klopt er iets niet in onze software dan wordt dat snel aangepast.

Ook als het fonds de beoogde overgangsdatum niet lijkt te halen, blijft Visma Idella de huidige pensioenadministratie gewoon volgens afspraak uitvoeren en maken we de overstap op een later moment mogelijk. Wij bieden altijd een oplossing.

Wij kennen de complexiteit die de regelgeving, de continu evoluerende eisen en het toezicht van de DNB met zich meebrengt. En weten wat DNB van pensioenfondsen en uitvoerders verwacht.

Als pensioenfonds sta je rechtstreeks onder toezicht bij DNB en daarom is het belangrijk dat we in samenwerking vaststellen wat de verwachtingen zijn. Als fonds heb je dus de regie over fondsspecifieke rapportage-eisen. De daaraan gekoppelde overzichten en/of rapportages produceren wij. Zodat het fonds deze aan de DNB kan leveren

Visma Idella heeft goed contact met DNB. Bijvoorbeeld over de manier waarop we meewerken aan audits. Via onze cloudgebaseerde pensioenoplossing kunnen we realtime inzicht bieden in de actuele status van een pensioenfonds. Dat geeft het fonds de mogelijkheid om de DNB desgewenst mee te laten kijken via ons dashboard.

Dat is niet gebruikelijk en een andere manier van (samen)werken. Momenteel is het aanleveren van een rapportage als digitaal bestand nog de norm. Over onze nieuwe manier van rapporteren voeren we momenteel goede gesprekken met DNB. Uiteraard trekken we hierin samen op met onze pensioenfondsen.

Door continu op de hoogte te zijn van actuele wet- en regelgeving, de veranderende markt en daarvoor de juiste middelen in te zetten. Vervolgens overleggen we samen met klanten wat we aanleveren en wanneer.

Dat gezegd hebbende, zijn we soms ‘onbewust onbekwaam’ in
ons taalgebruik naar DNB. We blijven in de basis een techorganisatie. Met de focus op de Nederlandse pensioensector. We vragen daarom aan klanten om met ons mee te lezen. Zodat we samen de juiste informatie aanleveren in de juiste taal.

Op basis van onze kennis en ervaring zijn wij ervan overtuigd dat we het aankunnen. Maar natuurlijk is deze transitie nieuw voor ons allemaal. Een flinke operatie voor de hele pensioensector. En dus zetten we alles op alles. Volgens onze planning zijn de aanpassingen in ons proces en systeem op tijd klaar. En onze eerste lichting klanten gaat per januari 2026 over naar het nieuwe stelsel.

Visma Idella is onderdeel van de internationale Visma Group. Een private-equity organisatie met een buy & hold strategie. We vinden het belangrijk om dit hier te noemen. De hold-strategie betekent dat we samen met de Visma Group bouwen aan de kwaliteit van onze producten en diensten en continuïteit garanderen.

Bij elke dochteronderneming van de Visma Group ligt de focus op landspecifieke regelingen. In ons geval; cloud-oplossingen voor de Nederlandse pensioensector. De investering van de Visma Group in Visma Idella zorgt ervoor dat we kunnen innoveren, opschalen en doorbouwen. In kennis en in capaciteit.

Omdat we in de basis een tech-organisatie zijn, nemen we veel mensen aan die thuis zijn in technologie. Daarnaast halen we professionals binnen met specifieke kennis van het Nederlandse pensioenstelsel. Steeds vaker zijn dit mensen die eerder bij onze klanten werkten. Zij kennen pensioenfondsen van binnenuit en kunnen deze specifieke kennis vervolgens gericht inzetten.

Daarnaast werken we steeds intensiever samen met pensioenfondsen en uitvoerders. Dit is zowel voor ons als voor klanten waardevol. In onze experience labs gaan we met pensioenfondsen in gesprek over actuele thema’s, delen we kennis en ervaringen, en nemen we hun feedback mee in de ontwikkeling van onze pensioenoplossingen.

Visma Idella ondersteunt fondsen door IT-risico’s actief te beheersen. Dit doen we met strategieën en oplossingen die de integriteit, continue beschikbaarheid en beveiliging van geautomatiseerde gegevens waarborgen. In samenwerking met ons moederbedrijf, de internationaal opererende Visma Group, werken we aan deze missie. Het wereldwijde beveiligingsprogramma van de Visma Group, erkend als toonaangevend, speelt hierbij een cruciale rol.

Visma’s langetermijnstrategie richt zich op automatisering, beveiliging, en compliance & assurance. Hierdoor is Visma Idella een betrouwbare partner in de financiële sector en voldoet zij aan belangrijke lokale wet- en regelgeving, zoals de DNB ‘Good Practices’ en de Code van Nederlandse Pensioenfondsen.

Extern gecontroleerde rapporten, zoals ISAE 3000 en ISAE 3402, bevestigen onze compliance. We werken ook aan SOCII-verklaringen voor onze SaaS-producten binnen de Azure cloud. We leveren periodieke assurance rapportages en houden strikte controle op onze processen, ondersteund door ISO-certificeringen.

Ons informatiebeveiligingsbeheersysteem is gebaseerd op ISO/IEC 27001:2013. Veiligheid is geïntegreerd op alle organisatieniveaus en wordt versterkt in samenwerking met Visma Group door een Information Security Management Committee en een Information Security Board die continu beleid evalueren en verbeteren.

Visma Idella volgt een cyclus voor het herzien van risico-analyses en beleidslijnen, en bevordert beveiligingsbewustzijn via technologie, processen en een sterke security-cultuur. We communiceren proactief met klanten over IT- en veiligheidsbeleid om transparantie en samenwerking te benadrukken.

We benutten diverse cloud computing-mogelijkheden voor flexibiliteit en veiligheid, en benadrukken de rol van mensen in beveiligingsprocessen via training en strikte richtlijnen. Innovatieve technologieën worden in onze infrastructuur toegepast voor netwerk, applicatie en gegevensbeveiliging.

Ook gebruiken we onze eigen cloud-oplossing voor het beheren van de pensioenadministraties van onze klanten. We nemen precies dezelfde diensten af als onze fondsen, wat ons in staat stelt problemen snel te identificeren en aan te passen.

Jazeker. Daar hebben we onze governance op ingericht. Onze eerste, tweede en derde lijn hebben ieder een eigen directie en een andere eindverantwoordelijke. Zij werken onafhankelijk van elkaar. Daarnaast wordt de derde lijn extern getoetst op de hele keten binnen Visma Idella. Ook voeren we regelmatig interne audits uit.

Wij weten hoe belangrijk het is om besturen op dit vlak te informeren en gerust te stellen. Daarom bieden wij standaard in onze dienstverlening de volgende middelen:

• Maandelijkse project voortgangsrapportage, inclusief risico-opinie van onze onafhankelijke tweede lijn
• Testplan en testverslagen
• Draaiboeken
• Demo van ons platform
• Dossier Administratieve Organisatie (DAO)
• Service Level Agreement (SLA) en daaraan gekoppelde maandelijkse rapportage
• Indien van toepassing: zeswekelijkse rapportage ‘Status Wtp’, inclusief risico-opinie van onze onafhankelijke tweede lijn
• Indien van toepassing: Wtp Risico & Assurance PUO (WRAP)
  

En als er fondsspecifieke wensen zijn gaan we uiteraard met elkaar om tafel. Met de mensen van jouw pensioenfonds en met onze specialisten. Samen zoeken we naar oplossingen die passen bij jouw pensioenfonds.

Vanzelfsprekend hebben we voor alles wat we doen de benodigde certificering in huis. Deze documenten vind je in jouw persoonlijke dataroom.

Wij snappen dat automatisering spannend is en vragen oproept. Om zekerheid te bieden testen we ‘end-to-end’ via een onafhankelijke partij. Oftewel, onze pensioenoplossing wordt van start tot finish doorlopen om te garanderen dat alle onderdelen optimaal (samen)werken.

Voor we live gaan met de nieuwe administratie is de data voor de nieuwe administratie altijd vergeleken met de oude situatie (migratie). Er wordt dus altijd getest en gecontroleerd door onze onafhankelijke tweede lijn. En de software die deze berekeningen maakt is door een onafhankelijke partij getest en getoetst. Want berekeningen moeten kloppen. Modelvalidatie en plausibiliteitscontroles helpen hierbij.

Onze beheerste en integere dienstverlening wordt gewaarborgd door het three lines model. Onze eerste, tweede en derde lijn hebben ieder een eigen directie en een andere eindverantwoordelijke. Zij werken onafhankelijk van elkaar. Daarnaast wordt de derde lijn extern getoetst op de hele keten binnen Visma Idella. Ook voeren we regelmatig interne audits uit.

Wettelijke communicatie is een standaard onderdeel van onze dienstverlening. De volledige en tijdige distributie van content naar deelnemers is vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA). Daarover wordt periodiek gerapporteerd (SLR).

Met vragen kan je altijd bij ons terecht. Als klant heb je een vaste Customer Success Manager als aanspreekpunt, ondersteund door onze Customer Support Desk. Onze experts kennen jouw regeling en kunnen snel met het fonds meedenken of de vraag beantwoorden.

En ja, we beschikken over de juiste kennis. Met onze jarenlange ervaring in de pensioensector, diepgaande expertise in softwareontwikkeling én stevige basis op het gebied van wet- en regelgeving, hebben we alle expertise in huis. Binnen Visma Idella faciliteren we het Gilde Wet- en Regelgeving; een intern netwerk van specialisten dat hun kennis bundelt, borgt en toepasbaar maakt.

Daarnaast profiteren we van de slagkracht en expertise van onze internationale Visma Group, die ons ondersteunt op vlakken als technologie, security en best practices, vanuit andere sectoren. Zo ben jij altijd verzekerd van een solide partner die weet waar het om draait.

Aan het begin van een project leveren wij een projectplan, waarin staat welke deliverables wij opleveren en wat we van jouw kant nodig hebben. Tijdens het wekelijkse projectoverleg stemmen we continu af waar we staan en wat er nog mist. Mochten er aanvullende acties of documenten nodig zijn, dan geven we dat tijdig aan. Alles wordt vastgelegd en besproken in het projectoverleg en het persoonlijke projectplan. Zo weet je altijd waar je aan toe bent.

Tijdens het implementatietraject zorgen we voor duidelijke ondersteuning. We leveren een handleiding en bieden de mogelijkheid tot training op locatie. Zo nemen we jouw team stap voor stap mee in wat er van hen verwacht wordt. In de ‘hypercareperiode’ zorgen we voor intensieve begeleiding en staan we klaar voor vragen.

Daarnaast bieden we, indien gewenst, opleidingsmogelijkheden in de vorm van e-learningmodules aan, bijvoorbeeld om nieuwe medewerkers op een later tijdstip snel en efficiënt op te leiden. Zo zorgen we ervoor dat iedereen goed voorbereid is en in controle blijft.

De Visma Group ondersteunt ons actief, met software development resources, op financieel vlak en vanuit de andere dochterondernemingen met hun uitgebreide kennis en ervaring. Daarnaast is er regelmatig strategisch overleg met de Visma board over onze doelstellingen en de aansturing van de organisatie. De Visma Group hecht groot belang aan de maatschappelijke rol die Visma Idella heeft. Dat wil zij ook voor de lange termijn bestendigen

In het partnerschap dat wij met elkaar aangaan, juichen wij iedere vorm van samenwerking toe. Uiteindelijk brengt ons dat gezamenlijk verder. De mate en intensiteit bepaal jij volledig zelf. Wij staan altijd open voor elke vorm van input van onze klanten. En we gaan graag om de tafel om samen te sparren. Door onze kennis en ervaring met elkaar te delen, komen we tot nieuwe oplossingen waar alle partijen baat bij hebben.