Behoefte aan continuïteit en ontzorging

Tot 2013 maakte Pensioenfonds Campina gebruik van een zelfgebouwd excasso-systeem om pensioenuitkeringen te doen aan haar pensioengerechtigden. “Dat verliep altijd prima, maar de continuïteit kwam in het gedrang. Ik was op een gegeven moment de enige die nog aanpassingen kon doen in het systeem, bijvoorbeeld als de belastingtabellen wijzigden.” Ab Smits, beheerder bij Pensioenfonds Campina, ging daarom op zoek naar een systeem van een externe leverancier. “We wilden continuïteit in onze dienstverlening garanderen.”

Ook de naderende introductie van IBAN speelde mee in de overwegingen van Smits en zijn collega’s. “Het zou veel werk voor mij zijn geweest als ik ons bestaande systeem op IBAN had moeten aanpassen. We werken hier met een klein team dus we moeten slim met onze tijd omgaan. Zeker bij ingrijpende wijzigingen zoals IBAN is het fijn als je kunt vertrouwen op een leverancier die je werk uit handen neemt.”

Pensioen-excasso via Visma Idella

Ab Smits ging online op zoek naar aanbieders van de dienstverlening die hij zocht. Hij stuitte op veel salarissystemen, maar die sloten niet aan op de behoefte van Pensioenfonds Campina. “Raet, inmiddels Visma Idella, bood precies wat we zochten: een pakket voor pensioen-excasso. Wij maken elke maand via een interface een uitkeringenbestand vanuit onze pensioenadministratie. Visma Idella doet vervolgens de bruto-netto berekening, berekent de loonaangifte, verstuurt specificaties en jaaropgaven aan de pensioendeelnemers, en zet journaalpost- en betaalbestanden klaar.”

 

De keuze voor Visma Idella was snel gemaakt, vertelt Smits. “Visma Idella verwerkt een derde van alle pensioenbetalingen in Nederland. Dat gaf ons vertrouwen.” Nadat het bestuur van Pensioenfonds Campina in juli 2012 akkoord ging met de samenwerking, ging Smits samen met een projectmanager en twee consultants van Visma Idella direct aan de slag met een plan van aanpak. “We wilden het nieuwe excasso-systeem gebruiksklaar hebben voor 1 januari 2013. Dat is ook gelukt. Drie maanden voor livegang konden we het systeem al testen.”

Voor Smits en zijn collega’s is er niet veel veranderd aan hun manier van werken. “Bij de overgang op een ander systeem is het vooral belangrijk dat je processen vooraf goed documenteert. Dan kom je later niet voor verrassingen te staan. Visma Idella heeft het excassosysteem goed ingericht op onze wensen. Hierdoor is de overgang prima verlopen.”

 

Continuïteit en compliance

De eerste maand van 2013 werd naast het systeem van Visma Idella ook nog schaduw gedraaid met het oude excassosysteem van Pensioenfonds Campina. “We wilden er zeker van zijn dat het nieuwe systeem dezelfde bruto-netto uitkomsten zou geven. Gelukkig werden we daarin gelijk bevestigd toen we de uitkomsten zagen. Eigenlijk zouden we nog een tweede maand ‘schaduwdraaien’, maar daar hebben we toen van afgezien. We wisten dat het goed zat.”

Pensioenfonds Campina is blij dat de continuïteit in de pensioenuitbetalingen nu geborgd is. Daar zijn ook duidelijke afspraken met Visma Idella over gemaakt. Smits: “We krijgen elk kwartaal een service level rapportage. Die rapportage biedt onder meer een overzicht van de beschikbaarheid van het excassosysteem, het aantal uitbetaalde pensioendeelnemers en het aantal calls met de servicedesk. Elk jaar krijgen we ook een ISAE3402-rapportage, uitgevoerd door de accountant van Visma Idella. Met deze rapportages kunnen we aan onze toezichthouders laten zien dat we onze zaken goed op orde hebben en in control zijn.”

 

 

Meer communicatie en kennisoverdracht

Een bijkomend voordeel van de samenwerking met Visma Idella is dat deelnemers van Pensioenfonds Campina nu sneller geïnformeerd worden over tussentijdse wijzigingen in hun pensioenaanspraken. “Voorheen kregen gepensioneerden normaal gesproken twee keer per jaar post van ons: de jaarlijkse specificatie en de jaaropgaaf. Nu gaat er automatisch een uitkeringsspecificatie naar een deelnemer als er gedurende het jaar een wijziging van meer dan 5 euro netto plaatsvindt. Zo’n brief wordt automatisch verstuurd, via Visma Idella, maar wel in onze huisstijl.”

Als professional is Ab Smits zelf ook gegroeid, vertelt hij. “Ik heb via Visma Idella een cursus ‘loonadministratie voor excasso professionals’ gevolgd. Ik vond het erg interessant om me meer in die materie te verdiepen en heb er nieuwe dingen geleerd. Ik had er vooraf bijvoorbeeld nooit bij stilgestaan dat mensen een verzoek kunnen indienen voor een hogere loonheffingsinhouding op de pensioenuitkering. Voorgaande jaren heb ik bij Visma Idella ook deelgenomen aan sessies op het gebied van wet- en regelgeving. Nuttig om te horen hoe vakgenoten omgaan met (dezelfde) uitdagingen!”

Ab Smits heeft een goed gevoel over de samenwerking met Visma Idella. “Ik heb een vast contactpersoon bij Visma Idella en word altijd snel geholpen door de servicedesk. Ik heb wel eens suggesties voor verbeteringen in processen, en die pikken ze bij Visma Idella ook echt op. Dat is leuk om te merken. Het is echt een partnership. Onlangs hebben we onze samenwerking dan ook voor vijf jaar verlengd.”

Over Pensioenfonds Campina

Pensioenfonds Campina verzorgt maandelijks pensioenuitkeringen aan oud-medewerkers van zuivelproducent Campina. Het pensioenfonds is sinds 2015 een zogenaamd gesloten fonds. Dit betekent dat alleen de pensioenuitkeringen en de rechten van ‘slapers’ (gewezen medewerkers van Campina) worden geadministreerd. De actieve medewerkers van FrieslandCampina bouwen geen pensioen meer op bij Pensioenfonds Campina. Hun opbouw vindt vanaf 2015 plaats bij een andere pensioenuitvoerder.